Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
O que é GED?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é o processo de converter documentos em bitmaps eletrônico que representam a figura de uma página e o seu gerenciamento através de um software o qual permite que estes sejam indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados . A digitalização é um processo de conversão dos documentos em papel, convertidos através de equipamentos como Escaner ou os tradicionais aparelhos de Fac-Símile, também temos documentos residentes em computadores como planilhas eletrônicas, textos, figuras e todos os demais arquivos que podem ser armazenados, integrados e gerenciados no GED.
Porque o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é Vantajoso? Há duas respostas para esta questão: conveniência e o custo/benefício. Enquanto o primeiro pode ser um fator motivador pela decisão tomada em adquirir um sistema de GED, o segundo é a melhor razão para se fazer o investimento. Um sistema GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS coloca os documentos de um arquivo inteiro na ponta de seus dedos, isto pode ser traduzido em economia de tempo e na melhoria de produtividade. Por exemplo, considere os passos exigidos para recuperar um documento em um arquivo tradicional, em condições normais:
- 1. Saia de sua escrivaninha e caminhe para o setor do arquivo
- 2. Dirija-se o arquivo apropriado
- 3. Encontre a gaveta apropriada
- 4. Procure a pasta de papéis apropriada na gaveta
- 5. Ache o documento na pasta de papéis
- 6. Volte à sua escrivaninha com o documento
- 7. Use o documento
- 8. Saia de sua escrivaninha e caminhe para o setor do arquivo
- 9. Abra a gaveta apropriada no arquivo certo
- 10. Ache a pasta de papéis apropriada na gaveta
- 11. Devolva o documento a sua pasta de papéis
- 12. Volte à sua escrivaninha.
O sistema GED lhe permite recuperar um documento quase imediatamente sem sair de sua mesa de trabalho. Documentos nunca serão perdidos, extraviados ou estarão indisponíveis. Um tempo muito pequeno é exigido para a recuperação e visualização de documentos na tela do computador. Como se mencionou previamente, isto resulta em enormes economias de tempo e a redução de custo.
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